Tarih    : 07/12/2016

Sayı     : 2016 /063

Konu   : ŞİRKETLER VE DİĞER TACİRLERİN TUTACAKLARI

               DEFTERLER VE TASDİK ZAMANLARI

 

 

TÜRK TİCARET KANUNU ve VERGİ USUL KANUNU ÇERÇEVESİNDE ŞİRKETLER VE DİĞER TACİRLERİN TUTACAKLARI DEFTERLER VE TASDİK ZAMANLARI

 

TTK ve VUK çerçevesinde tasdik gerektiren ve tutulması gereken defterlerle ilgili açıklamalarımız aşağıdadır.

 

Bilindiği gibi, fiziki ortamda TTK’nun 64-67 ve VUK’nun 182-225 maddeleri uyarınca, elektronik ortamda tutulan defterlerin ise 1 ve 2 Seri Nolu Elektronik Defter Genel Tebliğlerinde yapılan açıklamalar çerçevesinde tasdik zamanları ve şekillerine aşağıda yer verilmiştir.

 

I. TUTULACAK DEFTERLER :

Türk Ticaret Kanunu'nun 64'üncü maddesinde, tutulacak defterler ve tasdike ilişkin hususlar düzenlenmiştir.

1) Anonim Şirketlerin Tutacakları Defterler :

·     Yevmiye Defteri,

·     Defter-i Kebir,

·     Envanter Defteri,

·     Pay Defteri,

·     Yönetim Kurulu Karar Defteri,

·     Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri,

·     Damga Vergisi Defteri.

2) Limited Şirketlerin Tutacakları Defterler :

·     Yevmiye Defteri,

·     Defter-i Kebir,

·     Envanter Defteri,

·     Pay Defteri,

·     Müdürler Kurulu Karar Defteri,

·     Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri.

3) Birinci Sınıf Tacirlerin Tutacakları Defterler :

·     Yevmiye Defteri,

·     Defter-i Kebir,

·     Envanter Defteri.

 

4) Diğer Mükellefleri Tutacakları Defterler :

·     İşletme veya

·     Serbest meslek defteri

 

5) Damga Vergisi Defteri İle İlgili Uygulama :

 

Damga Vergisi Kanunun 22. maddesinin son fıkrasının verdiği yetkiye istinaden Maliye Bakanlığınca, yapılan düzenleme gereği, anonim şirketler Damga Vergisi Defteri tutmak zorundadırlar.

 

Sürekli damga vergisi mükellefiyeti tesis ettirmesi ve Damga Vergisi Defteri tutması ihtiyari olanlar;

·   Kurumlar vergisi kanununa tabi diğer mükellefler,

·   Kollektif ve adi komandit şirketler,

·   Bilanço esasına göre defter tutanlar,

·   İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar ve

·   Serbest meslek erbabı,

olarak belirlenmiştir.

 

II. FİZİKİ ORTAMDA TUTULAN DEFTERLER  VE  ONAY ZAMANLARI :

TTK’ nun 64’üncü maddesinde yapılan düzenlemeye göre, fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve sayılan diğer defterlerin onay zamanları aşağıda yer verilmiştir:

1) Açılış Onayları:

·       Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce,

·       Gelecek yıl kullanılacak defterlerin açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminden önceki ayın sonuna kadar,
notere yaptırılması gerekir.

·       Aynı defterlerin izleyen faaliyet döneminde de kullanılmak istenmesi hali VUK’da düzenlenmiş olup, söz konusu düzenlemeye göre, yeterli yaprak varsa hesap dönemini takip eden ilk ayın içinde yevmiye ve envanter defterleri ara tasdik yaptırılarak kullanılabilecektir.

·       Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecektir.

2) Kapanış Onayları:

·       Yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defteri için kapanış onayı zorunludur,

·       Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar (Hesap dönemi takvim yılı olanlar Haziran ayı sonuna kadar),

·       Yönetim kurulu karar defteri ile Müdürler Kurulu Karar Defteri kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar (Hesap dönemi takvim yılı olanlar Ocak ayı sonuna kadar) 

notere yaptırılır.

 

 

 

III. ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULAN DEFTERLER VE ONAY ZAMANLARI :

1) Elektronik Ortamda Tutulacak Defterler :

2017 yılında e-defter kapsamına giren mükellefler tarafından,

·     Yevmiye Defteri ve

·     Defter-i Kebir,

elektronik ortamda tutulacaktır.

 

Elektronik ortamda tutulan,

ü  Yevmiye Defteri ile Defter-i Kebir’in açılışlarında,

ü  Yevmiye Defterinin kapanışında

noter onayı aranmaz.

 

2017 yılında elektronik ortamda defter tutması gereken mükelleflerin

·     Yevmiye Defteri ile

·     Defter-i Kebir

dışında kalan, kağıt ortamında tutacakları diğer defterler için noter açılış tasdiki yaptırılması gerektiği hususu gözden kaçırılmamalıdır.

 

2) Elektronik Ortamda Tutulan Defterlerin Onayları :

Defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kağıt ortamında tutamazlar. Kâğıt ortamında defter tutulması durumunda hiç defter tutulmamış sayılacaktır. Bu durumda zorunluluklara uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanunu’nun ceza hükümleri tatbik olunacaktır.

Elektronik defter tutacak mükellefler,

• Aylık dönemler itibarıyla elektronik defter oluşturmak,
• Bu aylık dönemler için berat almak (Yevmiye ve Defter-i Kebir için ayrı ayrı)
• Bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek,

zorundadırlar.

Elektronik defter tutma sürecinde,

·       Hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı,

·       Son ayının beratının alınması ise kapanış onayı,

olarak kabul edilmektedir.

 

 

 

1 nolu Elektronik Defter Genel Tebliğinde,

v  Elektronik Defter Beratı, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyayı,

v  Açılış Onayı, hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını,

v  Kapanış Onayı, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını,

ifade eder denilmektedir.

 

3) Elektronik Ortamda Tutulan Defterler İçin Berat Alınması İşlemi  :

 

Aylık dönemler itibarıyla oluşturulan elektronik defterler için,

 

ü  Aşağıda yer alan adımları izleyerek her ay için berat alınması ve

ü  Bunların istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza edilme zorunluluğu,

 

vardır.

 

a) Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar,

 

b) Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar,

 

bu şekilde imzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur.

Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermeyecektir.

Hesap dönemi veya takvim yılı içinde, defterlerini elektronik ortamda oluşturmaya başlayanlar, elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

Bu çerçevede oluşturulan elektronik defterler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanan beratları ile birlikte Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir.

Diğer taraftan Gelir İdaresi Başkanlığınca gerçekleştirilen berat verme işlemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diğer incelemeleri ifade etmemektedir.

Elektronik defter tutma zorunluluğu getirilen mükelleflerin kâğıt ortamında defter tutmaları mümkün değildir.

 

IV. TUTULMASI GEREKEN DEFTERLERİN ONAY ZAMANLARINA İLİŞKİN TABLO :

Muhasebeyle İlgili Olan Defterler	Açılış Onay Zamanı	Gelecek Yıllar Açılış Onayı	Kapanış Onay Zamanı
Yevmiye Defteri (Elektronik Ortamda Tutulacaklar Hariç)	Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce noter tasdiki	Defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminden önceki ay sonuna kadar noter tasdiki	İzleyen faaliyet döneminin ALTINCI ayının sonuna kadar
Defter-i Kebir (Elektronik Ortamda Tutulacaklar Hariç)	Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce noter tasdiki	Defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminden önceki ay sonuna kadar noter tasdiki	Yok
Envanter Defteri           (E-Defter Tutanlar ve Diğerleri)	Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce noter tasdiki	Defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminden önceki ay sonuna kadar noter tasdiki	Yok
Damga Vergisi Defteri	Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce noter tasdiki	Defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminden önceki ay sonuna kadar noter tasdiki	Yok
Elektronik Defterler	Açılış Onay Zamanı	Gelecek Yıllar Açılış Onayı	Kapanış Onay Zamanı
Elektronik Yevmiye Defteri	Faaliyete başlanılan ilk ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı	Hesap döneminin ilk ayını takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı	Hesap döneminin son ayına ait defterler için, kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı
Elektronik Defter-i Kebir	Faaliyete başlanılan ilk ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı	Hesap döneminin ilk ayını takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı	Hesap döneminin son ayına ait defterler için, kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı
Diğer Defterler	Açılış Onay Zamanı	Gelecek Yıllar Açılış Onayı	Kapanış Onay Zamanı
Yönetim Kurulu Karar Defteri Veya                Müdürler Kurulu Karar Defteri	Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce noter tasdiki	Defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminden önceki ay sonuna kadar noter tasdiki	İzleyen faaliyet döneminin BİRİNCİ ayının sonuna kadar
Pay Defteri	Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce noter tasdiki	Yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde açılış onayları yaptırılmaksızın kullanılabilecektir	Yok
Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri	Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce noter tasdiki		Yok

V. NOTERLERCE TİCARET SİCİLİ TASDİKNAMESİNİN İSTENMESİ :

Bilindiği gibi Türk Ticaret Kanunu’nun “Defter Tutma Yükümlülüğü” başlıklı 64. Maddesinin 3. Fıkrasında; “Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır.” denmektedir.

 

27.01.2013 tarih ve 28541 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Ticaret Sicil Yönetmeliğinin 16. Maddesinin 6. fıkrasında ise “Sicil tasdiknamesi; tasdiknamede yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmadığı veya yenisi düzenlenmediği sürece geçerlidir.” denmektedir.

 

2017 yılında tutulması gereken yasal defterlerin açılış onayları yaptırılırken Noterlerce istenen Sicil Tasdiknamelerinde yer alan bilgilerin güncel olması halinde yeniden belge alınmasına gerek bulunmamaktadır.

 

Ticaret Sicil Tasdiknamelerinin (üzerinde yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmadığı sürece) aslı ile birlikte fotokopisi Notere ibraz edilebilecek ve her yıl yeniden alınması gerekmeyecektir.

 

Saygılarımızla,

 

07.12.2016,İst.